Comment gagner du temps au quotidien quand on est entrepreneure ?

Dans la tête des moldus, l’entrepreneuriat est un monde idéal où l’on travaille comme on veut et quand on veut. C’est qu’ils confondent indépendance et liberté. Tu le sais bien, dans les faits, gérer son entreprise demande d’y consacrer du temps. Et tu aimerais t’en dégager un peu, je suppose. Ça tombe bien, on est là pour ça ! Dans cet article, je vais te montrer comment gagner du temps au quotidien quand on est entrepreneure. Tu vas découvrir 15 conseils que j’applique chaque jour et qui me permettent de travailler sereinement. Tu es prête ?

1.Avoir un agenda en ligne unique pour le pro et le perso

Utiliser un agenda en ligne est déjà une première bonne idée. Il t’aide à réduire ta charge mentale. Mais si tu y combines le pro et le perso, tu vas gagner un temps fou. Pourquoi ? Tout simplement parce que tu commences ta journée avec un capital temps, durant lequel tu vas effectuer tes tâches. Et peu importe que ces tâches concernent ta vie personnelle ou ta vie professionnelle. Tu dois pouvoir les intégrer dans ce capital temps, qui n’est pas extensible. Franchement, se retrouver sur son ordinateur à l’heure du dîner parce qu’on n’a pas anticipé le rendez-vous chez l’ophtalmo, c’est ballot. Tu l’auras compris, pour une bonne gestion du temps, ne cloisonne pas ta vie et utilise un seul agenda.

2.Planifier ses semaines à l’avance

« Ça va, je suis large. » Qui n’a jamais prononcé cette phrase devant une tâche à réaliser ou une mission à effectuer ? Alors, oui, parfois, la deadline est suffisamment éloignée pour ne pas t’angoisser. Mais quand c’est le cas pour plusieurs dates butoirs, ça risque de coincer.

Pour éviter de te disperser et pour oublier le stress du travail en urgence, planifie tes semaines à l’avance. Commence par noter tes obligations et tes rendez-vous dans ton agenda unique 😉. Puis remplis les espaces de travail vides, en équilibrant tes journées. Cette organisation se conjugue très bien avec ma manière de planifier mes projets. Je ne pourrais plus m’en passer, désormais.

3.Préparer sa journée la veille au soir

Grâce à ton agenda unique et la planification de tes semaines (oui, j’insiste 😂), tu vas pouvoir préparer tes journées à l’avance. Je te conseille d’effectuer cette tâche la veille (par exemple : connaître son agenda, préparer ses repas, choisir ses vêtements, etc.). Déjà, elle fait office de rituel de clôture et facilite la mise en mode off de ton cerveau. Deuxième effet kiss cool : elle te permet d’aller droit au but (#allezlom) sitôt le travail commencé. Gagner du temps dès l’embauche, c’est plutôt une bonne idée !

4.Automatiser des tâches

On entend par là réduire les tâches inévitables et coûteuses en temps, grâce à des outils informatiques. Ainsi, tu peux gagner du temps sur l’administratif et la communication client, par exemple. Et ça, c’est une bonne nouvelle. Voici quelques tâches automatisables : l’édition des factures, la relance des impayés, la prise de rendez-vous en ligne. Mais il est possible d’appliquer cette méthode dans d’autres domaines de ton business, en créant des templates pour des projets spécifiques, entre autres. Tu peux même aller jusqu’à automatiser un tunnel de vente.

5.Utiliser la technique du batching

Je te rassure tout de suite, je ne t’ai pas insultée 😆. Batching se traduit par « grouper ». Il s’agit donc d’une technique d’organisation du travail. Son principe est simple : regrouper les tâches similaires sur un seul et même temps (quotidien, hebdomadaire ou mensuel). Tu peux, par exemple, décider d’un créneau quotidien pour consulter tes mails et y répondre. Ou encore, créer le contenu d’un mois de réseaux sociaux sur une journée. Je te vois venir ! Tu vas me dire : mais en quoi je gagne du temps puisque ce sont des tâches que je dois réaliser quoi qu’il arrive ? Eh bien sache que tout se joue sur la mise en route. On prend du temps pour se concentrer, quand on passe d’une activité à une autre. Avec le batching tu économises ce temps de concentration. Et le cumul de ces économies représente un joli pactole, à la fin. Sans oublier que tu peux plus facilement remplir ton agenda unique en appliquant cette méthode 😉.

6.Choisir les bons outils

On ne va pas se mentir, des outils pour entrepreneure, il y en a à la pelle. Le but n’étant pas de tous les utiliser, mais bien de trouver ceux qui te seront utiles. Comme j’ai pu te l’expliquer plus tôt, je fonctionne avec plusieurs outils digitaux qui m’accompagnent au quotidien. Et ce, dans plusieurs domaines : mon organisation générale, la facturation, la programmation éditoriale, etc.

👉 En tant que mentore, j’ai plein de conseils à te donner sur le sujet. Alors, n’hésite pas à jeter un oeil à l’article où je liste mes applications pour entrepreneures préférées.

7.Externaliser son cerveau de façon digitale

C’est le principe du deuxième cerveau. Celui dont on voudrait toutes être dotées. De nos jours, certains outils digitaux aident au stockage des données et sont capables de nous rappeler leur importance au moment opportun. Je pense notamment à Trello ou Notion. Leur objectif est simple : diminuer notre charge mentale pour utiliser pleinement nos neurones quand on effectue une tâche. Externaliser son cerveau permet donc d’être plus efficace et de gagner du temps au quotidien.

8.Créer un système de classement des mails

Imagine : tu cherches un livre précis dans une bibliothèque mal rangée. Combien de temps va-t-il te falloir pour le trouver ? « Beaucoup trop » est la meilleure réponse à cette question. Maintenant, tu cherches toujours ce livre, mais dans une bibliothèque organisée par genres, par ordre alphabétique ou par couleurs. On est d’accord que tu le trouveras beaucoup plus facilement. Dans la même logique, un système de classement des mails est un gain de temps reconnu.

9.Créer un système de classement sur son ordinateur

Imagine : tu cherches un livre précis dans… OK, elle était facile 😉. Cela dit, l’image est parlante pour ce point-ci, également. Un ordinateur bien organisé évite de se disperser.

10.Évoluer dans un espace de travail propre et rangé

Imagine… D’accord, j’arrête ! Cependant, ce qui vaut pour le numérique vaut pour le physique. On se repère bien mieux dans un espace ordonné, c’est un fait. Mais un environnement agréable est aussi source de créativité et aide à la concentration. Une manière facile et plaisante de gagner du temps.

11.Tracker son temps

Nous l’avons vu plus haut, il existe de nombreux outils de gestion du temps. Parmi eux, il y en a même qui nous aident à mesurer la durée d’une tâche, ou encore à l’anticiper. Pour autant, ne vois pas dans ces outils digitaux un appel à la performance sous forme de “contre la montre”. Ils servent surtout à poser des objectifs cohérents dans la planification de tes journées. Et puis, tu ne trouves pas ça intéressant d’analyser ce que tu fais des 24 heures de ta journée ?

12.Faire des pauses régulièrement

Pour atteindre ses objectifs, il faut savoir s’éloigner d’eux. Un cerveau qui ne s’oxygène pas est un cerveau moins performant. Je sais, c’est facile à dire, mais difficile à tenir quand on a la tête dans le guidon, dans son quotidien d’entrepreneure. Pourtant, les pauses sont indispensables à ta journée de travail. Prendre du bon temps ne signifie pas qu’on en perd.

13.Savoir prendre du repos et des vacances

Même idée, ici. Pour une bonne organisation de ton business, tu as besoin de prendre du recul. Sans oublier que c’est souvent en période de relâchement que des idées innovantes nous viennent à l’esprit. Si ça t’arrive, note-les et retourne à ton activité farniente. Tu auras tout le temps nécessaire pour y revenir dessus à la reprise.

14.Savoir déléguer

Déléguer est un moyen sûr d’atteindre tes objectifs. Tu veux une preuve ? J’ai moi-même constitué une équipe du tonnerre. Pour me seconder, j’ai fait appel à une OBM (Office Business Manager). De plus, pour répondre à mes objectifs de communication, je bénéficie des services d’une rédactrice web. Enfin, Fanny se charge d’une partie de ma création de contenus. Grâce à elles, j’ai pu me délester d’une partie de ma charge de travail et me consacrer à fond aux tâches qui sont la base de mon entreprise. Déléguer m’a fait gagner en productivité !

15.Se former

On n’y pense pas forcément au moment de se lancer dans l’entrepreneuriat, pourtant il est indispensable de continuer de se former. Dans les domaines spécifiques de notre business ou sur des thématiques plus générales, comme les manières idéales de s’organiser. Suivre des formations quand on est entrepreneure permet donc de rester experte dans des secteurs d’activité qui évoluent en permanence. Mais aussi de développer son mindset.

Tu voulais savoir comment gagner du temps au quotidien quand on est entrepreneure. Je pense que tu as été servie 😉. Sincèrement, ces techniques et outils ont changé considérablement mon organisation et me permettent de m’épanouir pleinement dans mon travail. Je suis sûre qu’ils te seront bénéfiques à toi aussi !