Comment planifier un projet : les 6 étapes indispensables

Pour un business bien rodé, il est important d’apprendre à gérer ses projets. Et pour cela, il faut une bonne méthodologie. Afin qu’un embryon d’idée devienne concret, tu vas devoir faire preuve d’organisation pour planifier ton projet. Peut-être as-tu déjà mis en place un process, sans en être pleinement satisfaite. Ou bien, tu éprouves des difficultés à mener tes projets à terme. Quoi qu’il en soit, tu es au bon endroit. Dans cet article, je vais te présenter comment planifier un projet, de la réflexion au suivi, en passant par son lancement et sa réalisation. Et en bonne mentore, il se pourrait que j’aie prévu un petit cadeau pour toi, pour ponctuer tout ça.

Étape 1 : Mettre à plat ses idées avec un brainstorming

Littéralement, le terme brainstorming peut être traduit par : tempête de cerveau. Il n’y a pas d’image plus parlante pour illustrer la première étape de planification d’un projet. En effet, quand tu décides de te lancer dans un nouveau projet, tu as déjà des idées sur la question 😉… Des petites, des grosses, des réalisables, des plus challengeantes… Et elles méritent toutes que tu t’y attardes dessus ! Mais pour cela, il va falloir que tu te poses pour faire le point.
C’est donc armée de ton cahier et de ton stylo (ou tout autre outil de prise de notes que tu as l’habitude d’utiliser) que tu vas effectuer ton premier exercice. Avant toute chose, tu dois répondre à ces trois questions :

à quelle date souhaites-tu commencer le travail sur ce projet ?
quelle est sa date de lancement ou de réalisation ?
combien de temps peux-tu consacrer à ton projet chaque semaine ?

Maintenant que tu as défini ton cadre, tu peux te lâcher et écrire tout ce qui te vient. Prends en compte toutes tes idées et liste-les, sans chercher à créer de liens entre elles. L’objectif ici est de vider ton cerveau. Ceci fait, tu peux laisser reposer (chacun sa recette) et y revenir dans les jours qui suivent pour peaufiner le tout. Quand tu penses avoir fait le tour de la question, tu peux passer à l’étape 2.

Étape 2 : Commencer à planifier le projet en triant les idées par thème

Pour passer des idées à leur mise en œuvre, il ne faut pas négliger l’étape du tri. Sache que la stratégie de classement va dépendre de ta façon de t’organiser et du projet en lui-même. Cependant, dans le cadre d’un projet entrepreneurial, on aura tendance à classer les idées en fonction de thèmes ou sujets communs. Pour te donner un exemple, tu peux décider de regrouper les idées selon qu’elles traitent de l’administratif, de la communication, de la création, etc. Petite astuce bien utile : relis d’abord entièrement la liste de tes idées ; les critères de classement devraient te sauter aux yeux. Pour la mise en pratique, je te conseille d’utiliser des feutres ou des surligneurs, en définissant une couleur par thème. C’est parti !

Étape 3 : Passer des idées aux actions par la réflexion stratégique

Maintenant que tes idées sont parfaitement organisées et rangées par thème, tu vas pouvoir enfiler tes lunettes stratégiques. L’objectif de cette étape étant de border ton projet et d’anticiper le travail à réaliser. Afin de planifier ton projet de façon optimale, tu vas solliciter tes méninges sur les points suivants :

transformer tes idées en tâches ou actions ;
réfléchir aux ressources nécessaires (outils, compétences, partenaires…) ;
hiérarchiser les priorités et fixer des deadlines ;
anticiper le coût financier ;
estimer le temps nécessaire pour mener à bien ton projet.

Étape 4 : Construire un outil de suivi de projet

À cet instant du projet, tu as : noté, balayé, listé, trié, conceptualisé et peut-être utilisé plein d’autres verbes en -er aux définitions plus ou moins sympathiques. Et c’est normal ! Mais tu peux être assurée d’une chose : tu sais désormais d’où tu pars, où tu vas, et tu as tracé tout ton itinéraire. Il ne te reste plus qu’à intégrer tout ça à ton outil de suivi.

Des outils de supervision de projet, il en existe des dizaines, du tableau Excel à l’organiseur Trello, en passant par Notion (mon préféré !).

Selon moi, voici les données de suivi incontournables, pour chaque action à mener :

l’état d’avancée ;
les dates de début et de fin (envisagées ou obligatoires) ;
la durée estimée ;
le coût éventuel ;
les outils utilisés ;
le ou les partenaire(s).

Étape 5 : Organiser chaque tâche en remplissant soigneusement l’outil de suivi

Quand on me demande comment planifier un projet, voici un des premiers conseils que je donne : prends le temps d’organiser les actions à mener. S’il y a bien une étape sur laquelle tu ne dois pas compter tes heures, c’est celle-ci.
Voici quelques conseils qui t’aideront à utiliser le template Notion que je mets à ta disposition. Garde à l’esprit que chaque ligne de ton tableau correspond à une seule et unique tâche. N’hésite donc pas à décomposer les actions précédemment définies. Une fois toutes les activités entrées dans l’outil de suivi, tu vas pouvoir remplir les différentes colonnes avec les données issues de ta réflexion stratégique. Ceci fait, tu commenceras à voir ton projet de manière vraiment concrète. Tu pourras alors te lancer dans la sixième et dernière étape, les yeux fermés (façon de parler 😁).

Étape 6 : Définir un rétroplanning ou comment planifier un projet de A à Z

Ce dernier exercice est, à mon sens, complémentaire du précédent, puisque tu vas remplir les colonnes restées vacantes à l’issue de l’étape 5. À savoir, les cases « dates » et « durée » du template Notion. Dans un premier temps, il est nécessaire de définir l’ordre précis des actions à exécuter et donc les bonnes deadlines. Tu vas ensuite te concentrer sur la durée de chaque tâche (en commençant par la première), pour établir ton calendrier prévisionnel. Pense bien à prendre en compte le temps que tu peux accorder à ton projet pour éviter de lui courir après, au temps 😉.

Grâce à cet article, tu as toutes les cartes en main pour planifier tes projets sereinement. Ce process simple et efficace a fait ses preuves avec moi, et je ne doute pas qu’il t’aidera à atteindre tes objectifs. Maintenant, il n’y a plus qu’à. Prends ton plus beau stylo et commence à brainstormer. Tu as toutes les compétences nécessaires pour aller droit au but !

PS : si l’organisation est un sujet qui t’intéresse, alors tu vas adorer mon article de blog sur la gestion du temps. Tu y retrouveras toutes mes astuces pour gagner du temps au quotidien.