Pourquoi utiliser Notion pour organiser ton business

Notion, c’est quoi ?

Si je ne devais garder qu’une seule définition pour décrire Notion, je dirais que c’est un second cerveau. Tout comme celui qui se trouve sous ta boîte crânienne, il est le chef d’orchestre de ton business. Il centralise les informations et les répartit de manière stratégique. Pour résumer, c’est l’outil d’organisation par excellence.

L’objectif premier de Notion est de réunir, en une seule application, tous les outils de productivité utilisés par les entreprises. La plateforme se veut collaborative, personnalisable et exploitable, sans avoir fait bac+7 en informatique. Ce qui est un atout majeur, on ne va pas se mentir 😆. Cerise sur le gâteau, cet outil est en grande partie gratuit (selon l’utilisation que tu peux en avoir, il y a également une version payante).

Pour son fonctionnement à proprement parler, il est assez basique. Et c’est ce qui le rend, à mon sens, l’outil parfait pour les entrepreneures en 2026. Notion, comme un site web, se décline en pages qui elles-mêmes peuvent contenir des bases de données, des blocs ou des liens vers d’autres pages. Et… c’est tout 😉

Les présentations sont faites ! Et je t’assure que je n’ai pas édulcoré ce portrait. Je suis donc certaine que tu es prête à créer ton QG d’entreprise sur Notion. Mais histoire d’enfoncer un peu plus le clou, coup d’œil sur les fonctionnalités qui vont te plaire.

En quoi Notion est un outil d’organisation révolutionnaire

Sincèrement, depuis qu’il a intégré ma boîte à outils digitale, j’ai gagné du temps au quotidien. Du projet de formation à la simple liste de tâches, en passant par ma to do list hebdomadaire, je retrouve tout dans mon Espace Notion. S’il tient une place de choix parmi mes applications préférées, ce n’est pas pour rien.

Voici ce qui fait de Notion un des outils digitaux les plus puissants du marché :

• c’est un logiciel tout-en-un qui évite d’avoir une dizaine d’onglets ouverts sur ton ordi ;
• il laisse place à la créativité. Tu composes tes pages, tes blocs, tes liens, tes bases de données, etc… ;
• chaque base de données peut être affichée sous différentes formes : liste, calendrier, kanban, etc… ;
• tout y est duplicable ! Et ça, c’est un gain de temps incroyable pour ton organisation d’entrepreneure. Par exemple, en créant une fois ton template de gestion de projet, tu peux ensuite l’utiliser à l’infini ;
• tu peux intégrer une même base de données à plusieurs pages en les interconnectant. Ainsi, une modification de cette base de données sur une page se répercute sur les autres. Et ça, c’est vraiment un game changer.

Et on est loin de la liste exhaustive, je t’assure.

Je terminerai en disant que, couplé à ton Google Agenda, Notion permet d’organiser ton business de façon optimale. Les utiliser en duo est la stratégie parfaite pour atteindre tes objectifs. D’ailleurs, je t’invite à découvrir comment j’exploite cette plateforme au quotidien.

Comment créer le QG de ton entreprise avec Notion

Tu l’auras compris, j’aime tellement cette application que je pourrais en parler pendant des heures. Mais pour saisir toute l’étendue de ses possibilités, je pense qu’il faut la mettre en pratique. Voilà pourquoi je vais t’expliquer, concrètement, comment j’utilise Notion au quotidien, pour piloter mon business.

Le tableau de bord

J’accède à la plateforme via mon board. On va dire que c’est l’entrée du QG de mon entreprise sur Notion. Il s’agit d’une page (la base de travail sur Notion, pour rappel) que j’ai divisée en blocs. Chaque bloc étant dédié à une activité cible de mon business.

Bloc 1 : le socle de mon entreprise

Pour continuer avec l’analogie entrepreneuriale, on pourrait dire que c’est le bureau de la boss. Dans cette partie, j’ai recensé toutes les informations utiles à la communication administrative : adresse postale, SIRET, code APE, etc… Mais aussi :

• une partie pense-bête qui me sert à organiser mon quotidien perso (recettes, livres, voyages, podcasts, etc…), à trier mes idées et prises de notes pro, et à centraliser toutes les formations suivies ou à suivre ;
• ma comptabilité. Attention, je ne gère pas la comptabilité sur Notion, afin de rester dans les clous de la facturation en microentreprise. En revanche, j’ai créé des liens vers mes fichiers externes pour retrouver toutes mes données en un clic, dans Notion ;
• mon calendrier des vacances, car oui, les vacances font partie du travail ;
• mon historique et mes stratégies (branding, charte graphique, ligne éditoriale, etc…) ;
• les suivis de missions de mes collaboratrices.

Bloc 2 : mes prestations

Ici, c’est la branche commerciale de l’entreprise. Dans cette partie se trouvent toutes les offres et produits disponibles pour mes clients, les payants comme les gratuits (freebies). La vue galerie de Notion me permet de proposer un catalogue de services clair et de les classer selon différents critères (format, avancée, etc…).

Bloc 3 : mon CRM

Bienvenue dans le domaine de la relation client. Dans ce bloc, je ne dispose que de liens externes vers le logiciel Folk. Clairement, Notion peut faire le job pour un outil CRM. Cependant, je mise la prudence avec un logiciel dédié à ce domaine et qui me permet de sécuriser certaines données.

Bloc 4 : mes projets en cours

Petit tour par l’aile créative de mon entreprise. Dans cette partie, je retrouve :

• ma to do list, organisée par projets et par thématiques (administratif, formations, mentorat, etc…). Cette base de données est elle-même liée à la suivante ;
• la page de gestion de mes projets. Ils y sont tous recensés, les aboutis, comme les en cours ;
• ma base de données rétroplanning qui est un outil indispensable à la planification de mes projets ;
• mon calendrier des contenus.

Bloc 5 : ma to do list

À ne pas confondre avec celle du bloc 4. Celle-ci s’apparente à un agenda personnel que je consulte quotidiennement, et qui recense les tâches à effectuer sur une semaine. Elle me sert à appréhender le travail à venir et les tâches laissées en suspens par manque de temps.

Bloc 6 : les projets clients

Le bloc pratico-pratique de mon Espace Notion. Pour chaque client, j’y note l’historique de mes prestations et toutes les données importantes pour son suivi.

Que penses-tu de tout ça ? Je parie que toi aussi, tu es tentée par l’idée d’avoir le QG de ton entreprise sur Notion, maintenant 😉

L’article Découvre mon QG d’entreprise sur Notion et crée le tien ! est apparu en premier sur Madame Bulle Business.

1. Mettre ton entreprise en tête de tes priorités : l’aller simple vers le burn-out

Imagine une entrepreneure qui cumule 3 activités : prestataire de service dans le secteur digital, coach et organisatrice d’évènements business et agent immobilier. Tu te dis forcément que ça n’existe pas. Eh ben figure-toi que j’ai été cette businesswoman ! Ce projet multipotentiel répond à mon objectif professionnel : aider les gens à réaliser leurs rêves, qu’ils soient personnels ou entrepreneuriaux.

Je ne vais pas te cacher que l’ajout d’une troisième casquette a nécessité quelques ajustements (et le mot est faible 😅). Mais si j’ai pu le faire, c’est grâce à mes bonnes pratiques d’organisation :

1. J’organise mon temps de travail quotidien et hebdomadaire en amont ;
2. Je délègue certaines tâches et gère mon équipe de collaboratrices selon des process précis ;
3. Je m’autorise des temps perso de qualité et des vacances !

Bref, j’aime mon travail, mais je ne le laisse pas occuper tout l’espace dans ma vie. Et c’est le conseil que je veux te donner en priorité : (re)prends le contrôle sur ton temps. Tu gagneras en efficacité et en énergie.

2. Te lancer sans cahier des charges : une des 5 erreurs d’organisation d’entrepreneure les plus fréquentes

Dans l’entrepreneuriat 2.0, on parle souvent de niche, de cible, de positionnement (le fond de ton entreprise). Mais on oublie une notion selon moi essentielle : le cahier des charges (la forme). Il est là pour structurer ton business de façon globale. C’est la base de la base. Et sans ces fondations, il est plus compliqué de trouver une organisation pérenne.

Voici ce qui doit apparaître dans ton cahier des charges :

• tes jours de travail ;
• tes horaires de travail, adaptés à TON rythme (rien ne sert de vouloir commencer ta journée à 8 heures si tu es une lève tard) ;
• des créneaux pour traiter les urgences ou les retards ;
• des créneaux pour les mails et réseaux sociaux ;
• tes jours de repos ;
• tes vacances ;
• tes priorités (enfants, sport, etc.).

Pour résumer, ton cahier des charges va t’aider à identifier tes priorités et te permettre d’être flexible. Et surtout, n’oublie pas : l’entrepreneuriat offre une liberté incroyable. Ce n’est pas en structurant ton travail que tu vas t’en défaire. Ne perds pas de vue que ton ennemi, c’est la procrastination, pas l’organisation 😉.

💡 Tu veux plus de conseils et astuces pour éviter les erreurs d’organisation chez les entrepreneures ? Découvre donc mon live Instagram avec Charlotte de le_labo_du_redacteur_web !

3. Te précipiter et tout gérer : bonjour la charge mentale qui déborde !

Il n’y a pas de secrets. Pour éviter les erreurs d’organisation d’une entrepreneure, il faut être assistée. Cette aide peut venir d’outils digitaux ou d’une équipe. Personnellement, j’ai fait le choix de ne pas choisir entre les deux. Voici mes incontournables.

Tu as besoin d’outils d’organisation

Peu importe la forme qu’ils prennent, les outils d’organisation sont tes meilleurs alliés pour gagner du temps au quotidien et t’organiser. Que tu sois team papier ou team ordinateur, je ne doute pas que tu sauras faire des choix judicieux. De mon côté, je privilégie les outils digitaux. Parmi eux figurent mes indispensables :

• Google agenda, dont je te parle un peu plus bas.
• Notion qui me permet de centraliser toutes les informations de mon entreprise.

👉 Je te parle de ces outils révolutionnaires dans mon article sur les meilleures applis pour entrepreneures en 2026 😉 !

Tu peux oser déléguer

On est d’accord, déléguer n’est pas évident. Il y a une question de coût, de réflexion supplémentaire, de temps… Pourtant, c’est aussi une méthode d’organisation intelligente. En ce qui me concerne, je travaille en collaboration avec 3 superwomen de l’entrepreneuriat. Des personnes qui ont les mêmes valeurs et la même vision que moi. C’est, selon moi, la clé pour une délégation optimale.

J’ai fait le choix de constituer mon équipe avec uniquement des prestataires, car je suis heureuse de pouvoir contribuer à développer leur propre business. Et puis, je ne veux pas avoir de lien de subordination. Nous travaillons d’égale à égale. Mais tu peux aussi embaucher et participer à créer des emplois !

4.Y aller au feeling : et étouffer ta productivité et ta créativité

Répète après moi : « l’improvisation est mon ennemi. » Oui, c’est ça. Encore une fois. Je blague, mais à moitié. Sincèrement, je ne connais pas une personne dans mon réseau de business friends qui n’ait pas un minimum d’organisation. Tout simplement car le feeling n’est pas rentable. Et si tu cours après le temps, comment veux-tu être pleinement créative ?

Un des meilleurs conseils que je puisse te donner est d’utiliser un agenda en ligne. Il te permettra de planifier tes semaines et d’avancer dans tes projets, sans stress et de façon structurée. Personnellement, je n’ai qu’un seul agenda pour le pro et le perso, mon fameux Google Agenda. Je t’invite à faire de même pour ne pas subir de bugs dans l’espace-temps 😉.

Voici comment j’utilise mon agenda en ligne :

1. j’y mets tous mes rendez-vous et tâches impératives ;
2. j’y inclus mes tâches récurrentes (ma routine comptabilité et mes CEO days, entre autres) ;
3. je programme des sessions de batching : une technique d’organisation durant laquelle tu te concentres sur un groupe de tâches similaires, pendant un temps dédié, sans interruption. Ainsi, je fonctionne par blocs de temps, soit par thématique, soit par client/missions, soit par projet.

Ça, c’est pour l’aménagement général de mon temps. Pour les process et ma to do list, je bascule sur Notion, où tout est classé par thématiques également.

Enfin, cerise sur le gâteau, j’essaie d’automatiser un maximum de tâches, comme la programmation de contenu ou mes tunnels de vente.

5. Oublier de travailler sur ton business : l’erreur d’organisation d’entreprise number 1

Story time : au début de mon activité, ma problématique était de toujours faire passer mes clients en priorité. Je ne consacrais donc jamais de temps au développement de mon entreprise. Et inévitablement, elle ne progressait pas.

À présent, je compartimente les deux. J’ai des journées dédiées à mes clients (missions, appels découvertes, etc.) et des journées dédiées à mon entreprise. Soit je me concentre sur mes projets, soit je travaille sur mes objectifs business.

Dans les faits, je procède ainsi :

1. Je crée un rétroplanning annuel qui me permet de définir mes priorités business pour chaque mois ou trimestre.
2. Pour chaque projet ou objectif, je réalise une to do list dans Notion qui référence toutes les tâches à effectuer. Je détaille au maximum en établissant un ordre chronologique.
3. Ces tâches se retrouvent ensuite dans les blocs de temps de mon agenda en ligne, afin de m’y consacrer régulièrement et de façon stratégique.

Te voilà prête à éviter les 5 erreurs d’organisation d’entrepreneure les plus fréquentes. Je suis sûre que tu as déjà plein d’idées pour mieux gérer ton temps au quotidien. Et pour plus d’astuces encore, n’hésite pas à faire appel à moi pour des coachings business.

L’article Focus sur les 5 erreurs d’organisation chez les entrepreneures que tu dois absolument éviter est apparu en premier sur Madame Bulle Business.

Les applications qui facilitent l’organisation

Celles qui te font gagner du temps au quotidien donc. J’en ai pas moins de 7 à te présenter. Certaines font partie intégrante de mon éventail d’outils depuis mes débuts dans l’entrepreneuriat, d’autres y sont entrées depuis peu. Mais elles ont une chose en commun : leur efficacité dans mon business. Je te les expose tout de suite.

1-Google Agenda

Google Agenda, c’est clairement le bras droit des solopreneures. Puisque tu peux y noter toutes tes tâches quotidiennes, de manière ludique et personnalisable. J’ai bien dit « toutes » ! Car pour moi, il n’y a pas de meilleure façon d’utiliser l’agenda en ligne de Google qu’en y incluant ta vie pro et ta vie perso. Son + : il s’intègre facilement à d’autres applications, pour une organisation quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle optimale.

2-Notion

Aussi appelé le deuxième cerveau des entrepreneures. Ces différentes fonctionnalités permettent de piloter ton entreprise d’un seul et même endroit. De la simple to do list quotidienne au projet d’envergure nécessitant un rétroplanning précis, tu peux tout gérer depuis Notion. Personnellement, j’en ai fait mon QG depuis plusieurs années et j’en suis très satisfaite. Son + : le partage de bases de données avec les membres de ton équipe, tes collaborateurs ou tes clients.

3-Calendly

Fini le temps où il fallait plusieurs échanges pour poser un rendez-vous client. Avec Calendly, tes clients se débrouillent tous seuls ou presque. Tu as juste à leur envoyer le lien vers ton agenda de prise de rendez-vous, qui n’affiche que les créneaux sur lesquels tu es disponible. Son + : tu peux même y intégrer ton Google Agenda pour un usage optimisé.

4-Dropbox

On est d’accord, un disque dur externe qui te claque entre les doigts, ça fait mal. Surtout quand tu n’as pas d’autre moyen de sauvegarde. En ce qui me concerne, j’ai choisi Dropbox pour stocker tous mes documents, aussi bien pro que perso. Son + : même si j’ai tendance à utiliser des outils gratuits, j’ai opté pour une version payante qui me permet un stockage de plusieurs téraoctets de données. Je peux donc voir venir 😊.

5-Gmail

J’ai choisi de créer mes boîtes mail professionnelles avec Gmail. D’une part parce que son utilisation est facile, mais aussi parce que la suite Google est un condensé de super applis pour les entrepreneures. Son + : la version payante qui permet de créer des adresses mail personnalisées avec nom de domaine ; trop stylé !

6-Zoom

Zoom est aujourd’hui l’application de visioconférence incontournable pour les pro. Elle permet d’animer des webinaires en vidéo, de créer des salles de conférence virtuelles et surtout d’organiser des réunions en ligne. Personnellement, c’est cette fonction-là que j’ai commencé à utiliser en 2025, pour les lives de mon club : La Bulle Business. 

7-Zapier

Zapier, c’est l’outil idéal pour automatiser ton business. Il peut relier toutes les applications utiles à ton tunnel de vente et te fait donc gagner un temps fou. Son + : il diminue drastiquement le temps consacré aux tâches rébarbatives et ça, on aime.

Les meilleures applis pour entrepreneures en 2026, spéciales vente

Maintenant que le point a été fait sur ton organisation d’entrepreneure, passons aux outils dédiés à la vente. Parce qu’avoir des objectifs business en début d’année, c’est bien ; posséder les bons outils pour les atteindre, c’est mieux. Voici donc mon carré d’as pour vendre de manière optimale. 

8-Systeme.io

La plateforme couteau suisse pour digitaliser ton entreprise. L’objectif premier est d’y héberger tes formations ou programmes en ligne. D’ailleurs, toutes les ressources pour les membres de La Bulle Business y sont regroupées. Mais en plus de ça, tu peux : concevoir tes pages de vente, intégrer des pages de paiement et créer tes tunnels de vente. Son + : Système.io est réputé pour son programme d’affiliation intéressant.

9-Wordpress

Le système de création de sites web le plus utilisé dans le monde ! Et s’il reste indétrônable, ce n’est pas pour rien. Il est assez intuitif dans sa manipulation, personnalisable, et propose de nombreux plugins pour une utilisation optimale. Son + : beaucoup d’applications sont compatibles avec WordPress, parfait pour mettre en place certaines automatisations.

10-PayPal

PayPal est la solution de paiement en ligne à l’international. Ce qu’on aime dans cette application, c’est le fait de ne pas entrer son numéro de carte bleue pour effectuer une transaction bancaire. Son + : il permet de proposer le paiement en 4 fois sans frais à tes clients.

11-Stripe

Stripe, c’est la plateforme spécialisée dans les paiements par carte bancaire en ligne. L’application s’intègre facilement à ton site web, ta boutique ou encore à d’autres logiciels comme Calendly. Je recommande de l’utiliser, car il arrive que des clients ne fassent pas confiance à PayPal. Son + : tu peux aussi émettre des factures ou des devis personnalisés grâce à cet outil digital.

Les indispensables du marketing et de la communication

Tu pourras proposer les offres les plus qualitatives possibles, si tu n’en parles pas, il y a peu de chance que tu en vendes. Et dans un monde digitalisé comme le nôtre, il existe différentes manières de promouvoir tes services ou tes produits et donc différents outils de communication. Je te présente ici les meilleures applis pour les entrepreneures en 2026, dans cette catégorie.

12-Instagram

Le réseau social incontournable pour les entrepreneures. Je ne pense pas avoir besoin de le présenter, alors je vais plutôt parler de son utilisation en 2026. On le sait, dans notre société à 100 à l’heure, rien ne dure, tout bouge. Et c’est le cas d’Instagram. Aujourd’hui, il est plus difficile de s’y faire une place au soleil, c’est vrai. Mais il reste un bon outil de conversion de son audience. Alors mon conseil serait celui-ci : continue de communiquer pour tes abonnés fidèles.

13-Facebook

J’ai redécouvert le pouvoir de Facebook, cette année. Car non, Facebook n’est pas mort. OK, son ergonomie laisse un peu à désirer, mais en dehors de ça, c’est un vivier à prospects. Encore faut-il l’utiliser à bon escient. Pour ma part, je m’en sers pour créer des annonces d’évènements et les communiquer sur des groupes ciblés. Et tu sais quoi ? Ça paye ! Beaucoup d’entrepreneures ont eu connaissance de mes évènements business par ce biais.

14-Meta Business Suite

C’est l’outil intégré à Meta (Facebook, Instagram, etc.) qui te permet de publier sur les réseaux sociaux du groupe, mais surtout de programmer tes posts, reels et autres stories. Son + : Meta Business Suite est gratuit, à l’inverse des autres outils de programmation du marché.

15-Mailerlite

J’utilise Mailerlite pour la rédaction et l’envoi de mes newsletters. Et clairement, je n’ai pas l’intention d’en changer. C’est un outil complet, idéal pour une stratégie d’email marketing optimisée. Car en plus des newsletters, tu peux y créer des pages de vente, mettre en place des pop-ups et des formulaires et y gérer plusieurs listes d’emails. Son + : il est gratuit jusqu’à 1000 abonnés, ce qui est plus important que la plupart de ses concurrents.

16-Google My Business

L’outil de référencement des entreprises by Google. Parfait pour te faire connaître localement, même si tu possèdes un business en ligne. Son + : tu peux créer une fiche Google My Business pour ton entreprise même si tu n’as pas de site web.

17-Linktree

Un des générateurs d’arbre à liens les plus populaires des réseaux sociaux. Mais c’est quoi un arbre à liens, Cécile ? C’est un lien donc, qui renvoie sur une page web où sont recensées toutes les URL que tu veux mettre rapidement à disposition de tes clients (site Internet, boutique en ligne, newsletter, etc.). Son + : en générant du trafic sur tes différents sites, Linktree est un atout pour ton écosystème digital.

18-Canva

Après le passage en revue des meilleurs spots pour communiquer sur ton business, intéressons-nous à l’outil qui te permet d’y attirer l’attention. En effet, Canva est la plateforme de conception graphique la plus utilisée pour créer des visuels pour les réseaux sociaux. Et il n’y a rien d’étonnant à cela, tant elle a vulgarisé la manière d’aborder le graphisme. Son + : un éventail de fonctionnalités marketing qui ne fait que s’élargir avec le temps. 

Les applis de reporting à utiliser sans modération

Le reporting est indispensable à ton business, si tu souhaites améliorer tes performances. En effet, cette stratégie consiste à collecter et interpréter les statistiques de tes différents outils de communication, pour mettre en place des actions concrètes qui aideront à scaler ton business. Voici les deux applications de reporting que j’utilise de façon régulière.

19-Google Analytics

C’est le service gratuit de Google qui permet d’analyser les statistiques de ton site Internet, de ton blog ou de ton application. Trafic, acquisitions, conversions, tout y passe. Son + : une analyse des données en temps réel possible.

20-Google Search Console

Le complément parfait à Google Analytics pour les performances des sites web et blogs. La Google Search Console est plus axée SEO : référencement des pages, analyse des mots-clés, etc. Un petit coup d’œil chaque mois te permet d’y voir clair sur ton audience et ses attentes.

Les meilleures applis pour entrepreneures à utiliser au quotidien

Parce qu’il n’y a pas que le travail dans la vie, je vais te présenter deux applications pour améliorer ton quotidien en 2026. Tu m’en diras des nouvelles !

21-Greenshot

Voilà un outil qui permet de gérer les captures d’écran sur ordinateur. Déjà, la zone de print est très précise. Ensuite, tu peux, entre autres, annoter, encadrer, surligner, barrer ton print-écran, puis l’enregistrer en différents formats. Greenshot est une vraie pépite !

22-Poulpeo

Je suis fan de cette application de cashback. Si ce système t’est inconnu, sache que le cashback consiste à cumuler de l’argent grâce à des achats effectués en ligne sur les sites partenaires. En plus de cette fonctionnalité, Poulpeo propose des réductions sur de nombreux sites de vente en ligne. On parie que tu vas devenir fan, toi aussi ?

Te voilà prête à amorcer une nouvelle année entrepreneuriale ! Avec les meilleures applis pour les entrepreneures en 2026 dans ta poche, tu gagnes quelques atouts pour atteindre tes objectifs business. Et si tu as besoin d’un coup de pouce côté organisation pour bien commencer l’année, découvre mes accompagnements business 100 % personnalisés !

L’article Focus sur les meilleures applis pour entrepreneures en 2026 est apparu en premier sur Madame Bulle Business.

1.Avoir un agenda en ligne unique pour le pro et le perso

Utiliser un agenda en ligne est déjà une première bonne idée. Il t’aide à réduire ta charge mentale. Mais si tu y combines le pro et le perso, tu vas gagner un temps fou. Pourquoi ? Tout simplement parce que tu commences ta journée avec un capital temps, durant lequel tu vas effectuer tes tâches. Et peu importe que ces tâches concernent ta vie personnelle ou ta vie professionnelle. Tu dois pouvoir les intégrer dans ce capital temps, qui n’est pas extensible. Franchement, se retrouver sur son ordinateur à l’heure du dîner parce qu’on n’a pas anticipé le rendez-vous chez l’ophtalmo, c’est ballot. Tu l’auras compris, pour une bonne gestion du temps, ne cloisonne pas ta vie et utilise un seul agenda.

2.Planifier ses semaines à l’avance

« Ça va, je suis large. » Qui n’a jamais prononcé cette phrase devant une tâche à réaliser ou une mission à effectuer ? Alors, oui, parfois, la deadline est suffisamment éloignée pour ne pas t’angoisser. Mais quand c’est le cas pour plusieurs dates butoirs, ça risque de coincer.

Pour éviter de te disperser et pour oublier le stress du travail en urgence, planifie tes semaines à l’avance. Commence par noter tes obligations et tes rendez-vous dans ton agenda unique 😉. Puis remplis les espaces de travail vides, en équilibrant tes journées. Cette organisation se conjugue très bien avec ma manière de planifier mes projets. Je ne pourrais plus m’en passer, désormais.

3.Préparer sa journée la veille au soir

Grâce à ton agenda unique et la planification de tes semaines (oui, j’insiste 😂), tu vas pouvoir préparer tes journées à l’avance. Je te conseille d’effectuer cette tâche la veille (par exemple : connaître son agenda, préparer ses repas, choisir ses vêtements, etc.). Déjà, elle fait office de rituel de clôture et facilite la mise en mode off de ton cerveau. Deuxième effet kiss cool : elle te permet d’aller droit au but (#allezlom) sitôt le travail commencé. Gagner du temps dès l’embauche, c’est plutôt une bonne idée !

4.Automatiser des tâches

On entend par là réduire les tâches inévitables et coûteuses en temps, grâce à des outils informatiques. Ainsi, tu peux gagner du temps sur l’administratif et la communication client, par exemple. Et ça, c’est une bonne nouvelle. Voici quelques tâches automatisables : l’édition des factures, la relance des impayés, la prise de rendez-vous en ligne. Mais il est possible d’appliquer cette méthode dans d’autres domaines de ton business, en créant des templates pour des projets spécifiques, entre autres. Tu peux même aller jusqu’à automatiser un tunnel de vente.

5.Utiliser la technique du batching

Je te rassure tout de suite, je ne t’ai pas insultée 😆. Batching se traduit par « grouper ». Il s’agit donc d’une technique d’organisation du travail. Son principe est simple : regrouper les tâches similaires sur un seul et même temps (quotidien, hebdomadaire ou mensuel). Tu peux, par exemple, décider d’un créneau quotidien pour consulter tes mails et y répondre. Ou encore, créer le contenu d’un mois de réseaux sociaux sur une journée. Je te vois venir ! Tu vas me dire : mais en quoi je gagne du temps puisque ce sont des tâches que je dois réaliser quoi qu’il arrive ? Eh bien sache que tout se joue sur la mise en route. On prend du temps pour se concentrer, quand on passe d’une activité à une autre. Avec le batching tu économises ce temps de concentration. Et le cumul de ces économies représente un joli pactole, à la fin. Sans oublier que tu peux plus facilement remplir ton agenda unique en appliquant cette méthode 😉.

6.Choisir les bons outils

On ne va pas se mentir, des outils pour entrepreneure, il y en a à la pelle. Le but n’étant pas de tous les utiliser, mais bien de trouver ceux qui te seront utiles. Comme j’ai pu te l’expliquer plus tôt, je fonctionne avec plusieurs outils digitaux qui m’accompagnent au quotidien. Et ce, dans plusieurs domaines : mon organisation générale, la facturation, la programmation éditoriale, etc.

👉 En tant que mentore, j’ai plein de conseils à te donner sur le sujet. Alors, n’hésite pas à jeter un oeil à l’article où je liste mes applications pour entrepreneures préférées.

7.Externaliser son cerveau de façon digitale

C’est le principe du deuxième cerveau. Celui dont on voudrait toutes être dotées. De nos jours, certains outils digitaux aident au stockage des données et sont capables de nous rappeler leur importance au moment opportun. Je pense notamment à Trello ou Notion. Leur objectif est simple : diminuer notre charge mentale pour utiliser pleinement nos neurones quand on effectue une tâche. Externaliser son cerveau permet donc d’être plus efficace et de gagner du temps au quotidien.

8.Créer un système de classement des mails

Imagine : tu cherches un livre précis dans une bibliothèque mal rangée. Combien de temps va-t-il te falloir pour le trouver ? « Beaucoup trop » est la meilleure réponse à cette question. Maintenant, tu cherches toujours ce livre, mais dans une bibliothèque organisée par genres, par ordre alphabétique ou par couleurs. On est d’accord que tu le trouveras beaucoup plus facilement. Dans la même logique, un système de classement des mails est un gain de temps reconnu.

9.Créer un système de classement sur son ordinateur

Imagine : tu cherches un livre précis dans… OK, elle était facile 😉. Cela dit, l’image est parlante pour ce point-ci, également. Un ordinateur bien organisé évite de se disperser.

10.Évoluer dans un espace de travail propre et rangé

Imagine… D’accord, j’arrête ! Cependant, ce qui vaut pour le numérique vaut pour le physique. On se repère bien mieux dans un espace ordonné, c’est un fait. Mais un environnement agréable est aussi source de créativité et aide à la concentration. Une manière facile et plaisante de gagner du temps.

11.Tracker son temps

Nous l’avons vu plus haut, il existe de nombreux outils de gestion du temps. Parmi eux, il y en a même qui nous aident à mesurer la durée d’une tâche, ou encore à l’anticiper. Pour autant, ne vois pas dans ces outils digitaux un appel à la performance sous forme de “contre la montre”. Ils servent surtout à poser des objectifs cohérents dans la planification de tes journées. Et puis, tu ne trouves pas ça intéressant d’analyser ce que tu fais des 24 heures de ta journée ?

12.Faire des pauses régulièrement

Pour atteindre ses objectifs, il faut savoir s’éloigner d’eux. Un cerveau qui ne s’oxygène pas est un cerveau moins performant. Je sais, c’est facile à dire, mais difficile à tenir quand on a la tête dans le guidon, dans son quotidien d’entrepreneure. Pourtant, les pauses sont indispensables à ta journée de travail. Prendre du bon temps ne signifie pas qu’on en perd.

13.Savoir prendre du repos et des vacances

Même idée, ici. Pour une bonne organisation de ton business, tu as besoin de prendre du recul. Sans oublier que c’est souvent en période de relâchement que des idées innovantes nous viennent à l’esprit. Si ça t’arrive, note-les et retourne à ton activité farniente. Tu auras tout le temps nécessaire pour y revenir dessus à la reprise.

14.Savoir déléguer

Déléguer est un moyen sûr d’atteindre tes objectifs. Tu veux une preuve ? J’ai moi-même constitué une équipe du tonnerre. Pour me seconder, j’ai fait appel à une OBM (Office Business Manager). De plus, pour répondre à mes objectifs de communication, je bénéficie des services d’une rédactrice web. Enfin, Fanny se charge d’une partie de ma création de contenus. Grâce à elles, j’ai pu me délester d’une partie de ma charge de travail et me consacrer à fond aux tâches qui sont la base de mon entreprise. Déléguer m’a fait gagner en productivité !

15.Se former

On n’y pense pas forcément au moment de se lancer dans l’entrepreneuriat, pourtant il est indispensable de continuer de se former. Dans les domaines spécifiques de notre business ou sur des thématiques plus générales, comme les manières idéales de s’organiser. Suivre des formations quand on est entrepreneure permet donc de rester experte dans des secteurs d’activité qui évoluent en permanence. Mais aussi de développer son mindset.

Tu voulais savoir comment gagner du temps au quotidien quand on est entrepreneure. Je pense que tu as été servie 😉. Sincèrement, ces techniques et outils ont changé considérablement mon organisation et me permettent de m’épanouir pleinement dans mon travail. Je suis sûre qu’ils te seront bénéfiques à toi aussi !

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Étape 1 : Mettre à plat ses idées avec un brainstorming

Littéralement, le terme brainstorming peut être traduit par : tempête de cerveau. Il n’y a pas d’image plus parlante pour illustrer la première étape de planification d’un projet. En effet, quand tu décides de te lancer dans un nouveau projet, tu as déjà des idées sur la question 😉… Des petites, des grosses, des réalisables, des plus challengeantes… Et elles méritent toutes que tu t’y attardes dessus ! Mais pour cela, il va falloir que tu te poses pour faire le point.
C’est donc armée de ton cahier et de ton stylo (ou tout autre outil de prise de notes que tu as l’habitude d’utiliser) que tu vas effectuer ton premier exercice. Avant toute chose, tu dois répondre à ces trois questions :

• à quelle date souhaites-tu commencer le travail sur ce projet ?
• quelle est sa date de lancement ou de réalisation ?
• combien de temps peux-tu consacrer à ton projet chaque semaine ?

Maintenant que tu as défini ton cadre, tu peux te lâcher et écrire tout ce qui te vient. Prends en compte toutes tes idées et liste-les, sans chercher à créer de liens entre elles. L’objectif ici est de vider ton cerveau. Ceci fait, tu peux laisser reposer (chacun sa recette) et y revenir dans les jours qui suivent pour peaufiner le tout. Quand tu penses avoir fait le tour de la question, tu peux passer à l’étape 2.

Étape 2 : Commencer à planifier le projet en triant les idées par thème

Pour passer des idées à leur mise en œuvre, il ne faut pas négliger l’étape du tri. Sache que la stratégie de classement va dépendre de ta façon de t’organiser et du projet en lui-même. Cependant, dans le cadre d’un projet entrepreneurial, on aura tendance à classer les idées en fonction de thèmes ou sujets communs. Pour te donner un exemple, tu peux décider de regrouper les idées selon qu’elles traitent de l’administratif, de la communication, de la création, etc. Petite astuce bien utile : relis d’abord entièrement la liste de tes idées ; les critères de classement devraient te sauter aux yeux. Pour la mise en pratique, je te conseille d’utiliser des feutres ou des surligneurs, en définissant une couleur par thème. C’est parti !

Étape 3 : Passer des idées aux actions par la réflexion stratégique

Maintenant que tes idées sont parfaitement organisées et rangées par thème, tu vas pouvoir enfiler tes lunettes stratégiques. L’objectif de cette étape étant de border ton projet et d’anticiper le travail à réaliser. Afin de planifier ton projet de façon optimale, tu vas solliciter tes méninges sur les points suivants :

• transformer tes idées en tâches ou actions ;
• réfléchir aux ressources nécessaires (outils, compétences, partenaires…) ;
• hiérarchiser les priorités et fixer des deadlines ;
• anticiper le coût financier ;
• estimer le temps nécessaire pour mener à bien ton projet.

Étape 4 : Construire un outil de suivi de projet

À cet instant du projet, tu as : noté, balayé, listé, trié, conceptualisé et peut-être utilisé plein d’autres verbes en -er aux définitions plus ou moins sympathiques. Et c’est normal ! Mais tu peux être assurée d’une chose : tu sais désormais d’où tu pars, où tu vas, et tu as tracé tout ton itinéraire. Il ne te reste plus qu’à intégrer tout ça à ton outil de suivi.

Des outils de supervision de projet, il en existe des dizaines, du tableau Excel à l’organiseur Trello, en passant par Notion (mon préféré !).

Selon moi, voici les données de suivi incontournables, pour chaque action à mener :

• l’état d’avancée ;
• les dates de début et de fin (envisagées ou obligatoires) ;
• la durée estimée ;
• le coût éventuel ;
• les outils utilisés ;
• le ou les partenaire(s).

Étape 5 : Organiser chaque tâche en remplissant soigneusement l’outil de suivi

Quand on me demande comment planifier un projet, voici un des premiers conseils que je donne : prends le temps d’organiser les actions à mener. S’il y a bien une étape sur laquelle tu ne dois pas compter tes heures, c’est celle-ci.
Voici quelques conseils qui t’aideront à utiliser le template Notion que je mets à ta disposition. Garde à l’esprit que chaque ligne de ton tableau correspond à une seule et unique tâche. N’hésite donc pas à décomposer les actions précédemment définies. Une fois toutes les activités entrées dans l’outil de suivi, tu vas pouvoir remplir les différentes colonnes avec les données issues de ta réflexion stratégique. Ceci fait, tu commenceras à voir ton projet de manière vraiment concrète. Tu pourras alors te lancer dans la sixième et dernière étape, les yeux fermés (façon de parler 😁).

Étape 6 : Définir un rétroplanning ou comment planifier un projet de A à Z

Ce dernier exercice est, à mon sens, complémentaire du précédent, puisque tu vas remplir les colonnes restées vacantes à l’issue de l’étape 5. À savoir, les cases « dates » et « durée » du template Notion. Dans un premier temps, il est nécessaire de définir l’ordre précis des actions à exécuter et donc les bonnes deadlines. Tu vas ensuite te concentrer sur la durée de chaque tâche (en commençant par la première), pour établir ton calendrier prévisionnel. Pense bien à prendre en compte le temps que tu peux accorder à ton projet pour éviter de lui courir après, au temps 😉.

Grâce à cet article, tu as toutes les cartes en main pour planifier tes projets sereinement. Ce process simple et efficace a fait ses preuves avec moi, et je ne doute pas qu’il t’aidera à atteindre tes objectifs. Maintenant, il n’y a plus qu’à. Prends ton plus beau stylo et commence à brainstormer. Tu as toutes les compétences nécessaires pour aller droit au but !

PS : si l’organisation est un sujet qui t’intéresse, alors tu vas adorer mon article de blog sur la gestion du temps. Tu y retrouveras toutes mes astuces pour gagner du temps au quotidien.

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